Implantar ISO, Paso 4, Analizar la Situacion

¿Qué tan lejos estamos de la meta?

- Mediante un análisis de la situación (a veces conocido como GAP analysis) se debe determinar qué tan lejos está su sistema de calidad actual comparado con los requerimientos de ISO 9000:2000.

- Para esto, se realiza una lista de chequeo, en donde se establecen los requerimientos de la norma en forma de preguntas y se compara con la situación actual.


Cómo programar el análisis de la situación

- Determinar si se hará la auditoría por procesos o por áreas de la empresa.

- Realizar un cuadro de asignación de responsabilidades. Este deberá tener una fila por cada procedimiento, y una columna por cada responsable del mismo.
Como responsables podrían estar: Gerencia, Aseguramiento de Calidad, Ventas, Producción, Ingeniería
En cada fila de procedimiento se deberán poner, por ejemplo:
- Control de documentos
- Control de registros de calidad
- Responsabilidad de la gerencia
- Capacitación y competencias
- Infraestructura
- Planeación de la realización del producto
- Relaciones con el cliente
- Diseño y desarrollo
- Compras
- Control de la producción o provisión de servicios
- Identificación y trazabilidad
- Propiedad del cliente
- Preservación del producto
- Control de los equipos de medición y prueba
- Monitoreo, medición y análisis de la satisfacción del cliente
- Auditorías internas
- Monitoreo, medición y análisis de la realización de productos
- Control de productos no conformes
- Acciones correctivas
- Acciones preventivas

Mediante un estudio de la norma ISO 9000:2000, cada área debe elaborar una lista de chequeo, por ejemplo:

Requerimiento: Compromiso de la gerencia: ¿Cuál es la situación actual? ¿Cumple Estimado % ? ¿ Acciones requeridas ?
Esta sección busca identificar cómo la gerencia demuestra su liderazgo, compromiso y participación. ¿Comunica la gerencia la importancia de cumplir con los requerimientos del cliente? Verifique cómo lo hace. Entreviste a varios empleados para verificar que realmente se está haciendo. ¿La política de calidad está respaldada por la gerencia? Examine las actas de las revisiones de la gerencia del sistema de calidad. Pregunte cómo se asignan los recursos para la calidad. Recuerde que los recursos no se limitan a personas.
¿Quién es la gerencia general?
1) ¿Han escuchado los empleados acerca de la importancia de cumplir con los requerimientos del cliente?
2) ¿Cuál es el papel de la gerencia en la comunicación de los aspectos de la calidad a los empleados?
3) ¿Cómo se establecieron los objetivos de calidad? ¿Han sido establecidos?
4) ¿Qué evidencia existe de que la gerencia está involucrada en el proceso de aseguramiento de la calidad?

• Cada pregunta de la lista de chequeo debe ser respondida con comentarios acerca de la situación actual y de lo que hace falta desarrollar. Debe anotarse qué prácticas no cumplen con la norma y en dónde se necesitan documentos adicionales.


• Los resultados deben ser trasladados a una lista de tareas para la implantación.


• Se deben identificar varias categorías de tareas:
  
  
  • Procesos que cumplen con la norma y están documentados
  
  
  • Procesos que cumplen con la norma pero deben ser documentados
  
  
  • Procesos que no cumplen con la norma y deben ser rediseñados
  
  
  • Procesos requeridos por la norma que no existen actualmente
  
  


• La lista de tareas llevará al equipo conductor ISO a establecer responsabilidades y plazos. Se crearán equipos de tareas responsables de desarrollar los procedimientos faltantes.


• El equipo conductor ISO revisará los procesos y los procedimientos y controlará el progreso del trabajo de los equipos de tareas. La idea es crear un equipo de tarea para cada procedimiento del sistema de calidad que necesita ser desarrollado, rediseñado o documentado.